O prawie zwrotu decydują przepisy zagraniczne, zatem można wnioskować o VAT w stopniu, w którym w kraju obcym zwrot jest dopuszczalny nawet, jeśli w Polsce takiego zwrotu nie zawsze można by dochodzić (np. VAT od usług hotelarskich, VAT za paliwo itp.).
Okres zwrotu nie może być dłuższy niż rok kalendarzowy ani krótszy niż trzy miesiące kalendarzowe. Wnioski o zwrot mogą jednak odnosić się do okresu krótszego niż trzy miesiące, kiedy okres ten dotyczy pozostałej części roku kalendarzowego.
Wnioski VAT-REF obejmujące podstawy opodatkowania 1.000 EUR, więcej lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej powinny zawierać przedłożone drogą elektroniczną kopie faktur lub dokumentów importowych. W przypadku gdy faktura dotyczy paliwa, próg ten wynosi 250 EUR lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej.
Natomiast jeżeli wniosek VAT-REF odnosi się do okresu od trzech miesięcy do roku, to postulowana kwota zwrotu VAT nie może być mniejsza niż 400 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej. Jeżeli jednak wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu wynoszącego rok kalendarzowy lub pozostałą część roku kalendarzowego, kwota VAT nie może być mniejsza niż 50 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej.
